Hướng dẫn xin giấy phép cư trú (Residence Permit) dành cho các bạn sinh viên mới
Cập nhật lần cuối ngày 23/05/2023Để đến Thuỵ Điển học tập, bạn cần xin giấy phép cư trú (Residence Permit for Studies in Higher Education). Thông tin chi tiết, quy trình để apply residence permit (RP) được đăng tải trên website của Cơ quan Di trú Thuỵ Điển (Swedish Migration Agency – Migrationsverket). Bọn mình tóm tắt quy trình, các giấy tờ liên quan cho từng nhóm đối tượng trong phần dưới đây nhé!
Mục lục
Khi nào thì bắt đầu apply Residence Permit?
Việc apply RP thường mất nhiều thời gian chuẩn bị giấy tờ, bổ sung giấy tờ, chờ đợi kết quả, vì vậy bạn nên bắt đầu apply RP sớm nhất có thể – ngay khi có thông báo trúng tuyển từ universityadmissions.se và khi bạn quyết định sẽ đi học tại Thuỵ Điển.
Quy trình apply RP gồm 4 bước như minh hoạ ở hình trên. Cùng đọc tiếp để có thêm thông tin về 4 bước này nhé.
Bước 1 & 2: Chuẩn bị và nộp hồ sơ
Việc chuẩn bị một bộ hồ sơ đúng, đầy đủ thông tin, giấy tờ là rất quan trọng. Nếu hồ sơ của bạn có thiếu sót, Migrationsverket có thể sẽ yêu cầu bạn bổ sung, việc này sẽ kéo dài thời gian làm RP, và có thể ảnh hướng đến kế hoạch đi học của bạn. Vì vậy, bạn nên dành nhiều “công sức” hơn để chuẩn bị một bộ hồ sơ hoàn chỉnh nhé.
Thông tin, yêu cầu chính thức về hồ sơ được đăng tải trên website của Migrationsverket, bạn nên tìm hiểu kỹ hướng dẫn của Migrationsverket và thường xuyên cập nhật thông tin từ website này. Bọn mình tóm tắt các bước cơ bản trong flowchart dưới đây
a. Tạo tài khoản trên migrationsverket.se
Bạn làm theo hướng dẫn trên website của Migrationsverket để tạo tài khoản với email và password. Bạn sẽ cần nhập số điện thoại để nhận authentication code. Vì vậy, hãy cố gắng sử dụng số điện thoại/SIM mà bạn có access trong suốt quá trình nộp hồ sơ để tránh những khó khăn trong việc đăng nhập vào hệ thống, kéo dài thời gian apply.
b. Xác định thời hạn RP mà bạn nên apply
- Nếu chương trình học 1 năm: Bạn chỉ có thể apply residence permit tối đa 12 tháng, và khi đến Thuỵ Điển bạn sẽ không apply được mã số định danh cá nhân (Personal number).
- Nếu chương trình học trên 1 năm: bạn apply residence permit 13 tháng, sau khi kết thúc năm học đầu, bạn sẽ cần renew/extend permit cho năm tiếp theo.
c. Chuẩn bị giấy tờ chung của hồ sơ xin RP
Tuỳ thuộc vào diện du học sinh (có học bổng, tự tri trả chi phí, v.v.) mà hồ sơ xin RP của bạn sẽ cần những giấy tờ khác nhau.
Checklist
- Hộ chiếu: Còn hạn sử dụng. Tốt nhất bạn nên đảm bảo hộ chiếu của bạn còn hiệu lực trong suốt quá trình học ở Thuỵ Điển, và bạn đã ký tên vào trang đầu của hộ chiếu.
- Thư nhập học (Notification Result) tải từ universityadmissions.se
Nếu bạn được học bổng - Học bổng SISGP: Không cần trả tiền nộp hồ sơ và không cần chứng minh tài chính. Trong email offer học bổng có bao gồm: thư học bổng và bảo hiểm (Kammarkollegiet) cần phải đính kèm trong quá trình nộp hồ sơ permit.
Nếu bạn du học tự túc - Biên lai nộp học phí: Thông thường trường bạn sẽ yêu cầu bạn đóng trước một phần học phí (First Installment) trước khi nhập học. Bạn có thể đóng học phí bằng việc chuyển khoản qua ngân hàng từ Việt Nam với thông tin trường cung cấp. Sau khi bạn đã đóng first installment, trường sẽ gửi cho bạn receipt và bạn nộp receipt này trong hồ sơ của mình. Nếu trường không gửi cho bạn receipt bạn cũng không cần lo lắng vì giữa trường và sở cư trú sẽ xử lý cùng nhau và đôi lúc bạn không cần phải nộp kèm receipt.
- Chứng minh tài chính: Sở di trú cần xác nhận là bạn có đủ tiền cho khoảng thời gian cư trú và có thể dùng được số tiền này từ Thụy Điển. Quy định chi tiết xem ở đây (Phần You must be able to support yourself).
Tên giấy khi đến xin ở ngân hàng: bank statement, giấy xác nhận sở hữu tài khoản, xác nhận số dư (1). Xác nhận có thể để VND, USD, EURO hoặc SEK. Trên hệ thống khi các bạn nộp hồ sơ có chỗ để điền loại currency.
Dùng tài khoản nào: Tài khoản các bạn xin bank statement nên là tài khoản chi tiêu cá nhân thông thường hoặc sổ tiết kiệm không kỳ hạn đứng tên các bạn và phải chứng minh được tiền trong tài khoản là dòng tiền có thể lưu chuyển tùy ý để phục vụ mục đích trang trải chi phí sinh hoạt của mình (Sẽ rủi ro hơn nếu như các bạn sử dụng sổ tiết kiệm có kỳ hạn).
Số tiền tối thiểu theo Migrationsverket, cập nhật 2023: 9,450 SEK/tháng nhân với số tháng bạn cần chứng minh, cũng bằng số tháng bạn apply RP.
Lưu ý: Hạn chế chuyển ra vào những khoản tiền lớn, nhìn sẽ đáng nghi. Nếu có thể, chuyển tiền vào tài khoản trước 3 tháng để không hiển thị trên sao kê giao dịch (2) (nhưng không bắt buộc). Tương tự, không rút tiền vội trong lúc chờ kết quả vì sở di trú có thể yêu cầu nộp chứng minh tài chính mới. Đôi lúc sở cư trú có thể hỏi thêm sao kê giao dịch nhưng không phải mọi trường hợp. - Bảo hiểm: Nếu bạn học chương trình 1 năm, thường học phí đã bao gồm bảo hiểm (FAS/FAS plus), nếu bạn học trên 1 năm bạn nhận được bảo hiểm nhà nước. Nếu bạn là sinh viên trao đổi, bạn đọc kỹ thư mời học và trao đổi với văn phòng hợp tác quốc tế của trường nơi bạn theo học.
Sai sót phổ biến: Hộ chiếu chưa ký tên, sai loại tài khoản khi chứng minh tài chính (tài khoản tiết kiệm có thời hạn).
Sau khi đã chuẩn bị xong các giấy tờ, hãy tự tin nộp hồ sơ 😁và đóng phí nộp hồ sơ (nếu cần). Khi bạn nộp hồ sơ trên migrationsverket.se thành công, hệ thống sẽ gửi cho bạn một email xác nhận có chứa mã số hồ sơ – case number. Trong quá trình đợi kết quả, nếu cần liên lạc với Migrationsverket, bạn luôn luôn nên kèm case number của mình vào email để giúp việc giải quyết câu hỏi được nhanh chóng hơn. Thời gian chờ sẽ tùy vào từng trường hợp cụ thể (có thể vài tuần đến 2 – 3 tháng), và có thể bạn sẽ bị yêu cầu nộp thêm giấy tờ bổ sung trong các trường hợp mà hồ sơ chưa rõ ràng, nên hãy cố gắng chuẩn bị 1 bộ hồ sơ rõ ràng nhất có thể nhé.
Bước 3: Chụp ảnh và lấy vân tay
Bước tiếp theo sau khi nộp hồ sơ online là đặt lịch với Đại Sứ Quán Thuỵ Điển tại Hà Nội để chụp ảnh và lấy vân tay. Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ và câu hỏi nếu có khi liên hệ với ĐSQ. Địa chỉ của ĐSQ là tầng 15 Daeha Business Center, 360 Kim Mã (cập nhật 2023).
Thông thường, bạn sẽ phải đến ĐSQ 2 lần: lần đầu tiên để chụp ảnh, lấy vân tay, và lần thứ 2 để lấy thẻ cư trú. Các bạn ở xa cần chủ động liên hệ với ĐSQ để sắp xếp thời gian cho phù hợp, hoặc có thể xin gửi qua đường bưu điện.
Điểm mới năm 2023
Từ 01/11/2023 Migrationsverket thắt chặt hơn việc kiểm tra hộ chiếu của những nộp hồ sơ, trong đó bao gồm cả những người nộp hồ sơ xin RP đi học. Thông tin chi tiết xem tại đây. Website đề cập rằng bạn sẽ cần phải đặt lịch hẹn ở ĐSQ nếu có yêu cầu kiểm tra hộ chiếu với hồ sơ của bạn.
Do đây là quy định mới, mình chưa có nhiều thông tin, mình sẽ cố gắng cập nhật khi có thêm thông tin. Bạn hãy chú ý đến quy định này và làm đúng yêu cầu của Migrationsverket cũng như ĐSQ.
Bước 4: Nhận thẻ cư trú
Nếu hồ sơ của bạn được chấp nhận. Bạn sẽ nhận được một email từ Migrationsverket với nội dung: “Your case has been settled. Your application is granted”.
Trong trường hợp bạn đã chụp ảnh, lấy vân tay, bạn sẽ nhanh chóng nhận được thẻ cư trú ở ĐSQ. Khi nhận thẻ cư trú từ ĐSQ, bạn sẽ nhận kèm decision letter. Giữ giấy này phòng trường hợp mất thẻ cư trú.
Nếu bạn có người thân đi cùng
Thuỵ Điển cho phép bạn mang những đối tượng người thân sau: vợ, chồng, con cái, người yêu, đến Thuỵ Điển trong quá trình đi học. Mỗi cá nhân đi kèm hồ sơ của bạn được gọi là một co-applicant và họ cũng cần phải nộp giấy tờ trong hồ sơ đi cùng với bạn. Có hai loại giấy tờ chính: chứng minh mối quan hệ và chứng minh tài chính.
Sinh viên PhD
Ở đây mình nói về thủ tục dành cho sinh viên PhD sang theo diện có lương (không phải học bổng). Thủ tục chính thức từ sở di trú xem ở trang này. Có một vài điểm phải lưu ý như sau:
- Cần liên lạc trước với HR để xin thư xác nhận tình trạng việc làm (employment certificate/Intyg om anställning) và xác nhận bảo hiểm.
- Xin thầy hướng dẫn thư theo mẫu ở đây.
- Thư quyết định (Decision/Beslut) từ department.
- Không cần chứng minh tài chính.
Nếu thời gian apply hồ sơ xin permit vào khoảng tháng 7-8 thì có khả năng cao là sẽ phải chờ phản hồi từ HR/thầy hướng dẫn trong thời gian khá lâu. Nếu được, nên tránh thời gian này.
Link tham khảo
- Migrationsverket: Residence permit for studies in higher education – Migrationsverket
- Blog Study in Sweden: Student residence permits: easy as pie – Study in Sweden
Bài viết dựa trên thông tin đóng góp của:
- Cuong Dao – Master in Machine Learning, KTH 2020 – 2022 – cuong@neuraltalks.io
- Phuong Luong – SI, Master in Culture and Change, Malmö University 2021 – 2023 – phuluvn@gmail.com
- Tuan Anh Dao – SI, Master in Computational Science, UU 2017-2019, PhD student in Scientific Computing, UU 2019-2024, dta.hust@gmail.com
- Tran Anh Thu Ho – SI, Master in Outdoor and Sustainability Education, Linköping University 2022 – 2023, anhthuho2712@gmail.com
- Dinh Son Vo – Master in Drug Discovery and Development, UU 2020 – 2022, PhD Student in Drug Delivery, UU 2023 – 2027, sonvddn@gmail.com